Hoe weet je of je team echt te druk is? En wat kun je eraan doen om te voorkomen dat er dingen misgaan?
Vraag mensen hoe het gaat en het antwoord is waarschijnlijk: druk. We hebben het standaard allemaal druk. Ook bij Kodos valt “druk” over de tong. Soms is het daadwerkelijk druk en soms is het een gewoonte geworden om te zeggen, haast een sociaal wenselijk antwoord. Als je een projectbeheersingsteam aanstuurt, is het echter wel belangrijk om te weten wanneer het écht te druk is.
Hoe weet je dat, of je team té druk is?
In onze ogen is een team te druk, als:
- Lange werkdagen de standaard zijn.
- Acties pas laat worden opgepakt.
- Acties helemaal niet worden opgepakt.
- Er weinig wordt nagedacht over wat te doen als er dingen misgaan.
- Teamleden prikkelbaar en gestrest overkomen.
- Er weinig werkplezier meer is.
Herkenbaar? Hoogste tijd om even stil te staan
Het klinkt tegenstrijdig, maar het is het slimste dat je kunt doen. Neem het serieus als je team te druk is. Als acties niet of laat worden opgepakt, gaan er dingen mis en dat kost weer tijd. Teamleden die op hun tenen lopen, hebben geen tijd om elkaar te helpen of elkaar scherp te houden met kritische vragen. En vlak het effect van werkplezier niet uit: plezier zorgt voor motivatie en gedrevenheid en dat merk je ook aan de kwaliteit van het werk.
Pas als je weet waarom het te druk is, kun je het aanpakken
Sta je weleens echt stil bij de vraag waarom het te druk is? Het kan van alles zijn:
- Een capaciteitsprobleem: het team is te klein.
- Scope creep: je laat meer toe dan in je opdracht is omschreven. Misschien is de opdracht wel niet goed vastgelegd?
- Een onduidelijke taakverdeling: rollen en taken zijn niet goed belegd, waardoor op de raakvlakken gaten vallen die op het laatste moment gedicht moeten worden.
- Onvoldoende tijdsreserves: is er tijd gereserveerd voor dingen die niet in één keer goed gaan en tijd kosten om op te lossen?
Pak het probleem bij de kern aan
Als je weet waarom het te druk is, kun je het probleem bij de kern aanpakken in plaats van dat je aan symptoombestrijding doet. Misschien denk je dat het team te klein is, maar gaat er in werkelijkheid veel tijd verloren door onduidelijke taken en processen.
Het is dan net als wanneer je de voorbereidingen treft om op vakantie te gaan. Je partner pakt alle spullen in en jij zorgt ervoor dat de auto klaar is voor de reis. Alles gaat prima, maar eenmaal onderweg blijkt dat geen van jullie de reserveband meegenomen heeft. Want: hoorde dat nou bij de spullen pakken, of bij de auto in orde maken? Daar sta je dan, langs de kant van de weg. Je kunt nu wel wijzen naar de ander, maar je schiet er niets meer mee op. Zo kan het ook gaan in je project. Het kost even tijd om een helder proces op papier te zetten, maar dat win je ruimschoots terug.
Sparren over een oplossing?
Helaas is er geen instant oplossing voor een overbelast projectteam, maar het is zeker mogelijk om de druk aan te pakken en het project weer in de goede richting te krijgen. Wil je hierover sparren? Neem gerust contact met ons op. De ervaring die wij hebben opgedaan bij een diversiteit aan opdrachtgevers, zetten we graag in om je verder te helpen.
