De scope van een infraproject verandert gemakkelijk, als je niet goed oplet. Lees in dit artikel hoe je de scope helder houdt.
Infraprojecten hebben een lange looptijd. Als je niet goed oplet, verandert de scope van je project langzaam maar zeker. De initiële scope en wat er uiteindelijk opgeleverd wordt, sluit bij grote projecten vrijwel nooit aan. Hoe kun je daar het beste mee omgaan?
Een voorbeeld: Erwin en Chantal gaan trouwen
Ze huren een weddingplanner in en vertellen haar dat ze een kleine, intieme bruiloft willen. Met 30 gasten en alleen een diner. Er is nog maar twee maanden om alles te regelen. Maar, geeft de weddingplanner aan, dat gaat goedkomen.
Drie weken later nodigt de weddingplanner het stel uit. Ze vertelt hen dat ze de bruiloft niet kan organiseren binnen de beschikbare tijd en het budget. Erwin en Chantal kijken elkaar verbaasd aan. ‘Je hebt toch ja gezegd tegen onze bruiloft?’ vraagt Erwin verbaasd. ‘Nee hoor,’ zegt de weddingplanner resoluut ‘ik heb ja gezegd tegen een héle andere bruiloft!’
Gaandeweg waren de wensen van Erwin en Chantal veranderd. Hun buren, collega’s en studiegenoten hadden ook een uitnodiging verwacht en zo was het aantal gasten van 30 naar 70 gegaan. Het programma werd uitgebreid met een receptie. En dan kwamen er nog corsages, livemuziek, een videograaf en cadeautjes voor de gasten bij. Misschien had de weddingplanner wel gelijk, het was een compleet andere bruiloft geworden.
In de infrastructuur gaat het net zo
Als je niet goed oplet, verandert de scope van je project langzaam maar zeker. De weddingplanner was zo slim om dat te signaleren en toe te geven dat ze niet kon toveren. Had ze dat niet gedaan, dan had ze het bruidspaar verrast met een rekening ver boven het budget. Of was het zelfs helemaal niet gelukt om alles op tijd te regelen.
Hoe signaleer je een wijziging in de scope?
Wat helpt is: er bij voorbaat vanuit gaan het dat het gebeurt. Infraprojecten hebben een lange looptijd en daardoor haalt de tijd ze in. Denk aan gewijzigde wetgeving of een nieuwe politieke koers. Je kunt daar van te voren nog niets mee. Want je kunt wel toleranties ten aanzien van de beheersaspecten bepalen, maar je kunt geen rekening houden met wijzigingen in de definitie van het project zelf. Vraag je dus bij wijzigingen altijd af of er sprake is van een wijziging van de projectopdracht. Neem die vraag standaard op in het teamoverleg als jullie beslissingen nemen. En bedenk wat de impact is. Wat brengt de wijziging met zich mee qua tijd, risico en budget? De keuze leg je vervolgens voor aan degene met het juiste mandaat daarvoor.
En als je dat niet doet?
Dan kun je te maken krijgen met overschrijdingen van tijd en budget. Onderschat dat niet: heel veel kleine wijzigingen kunnen ook oplopen. Maar zelfs als je geen enkel budgetprobleem hebt, is het nog steeds niet jouw keuze. Soms kun je iemand ontzettend gelukkig maken met een bepaalde wijziging. Zoals een geluidsscherm in plaats van een aarden wal. Wie zou daar nou op tegen kunnen zijn? Maar als het niet jouw opdracht was om daar geld aan te besteden, dan kun jij die keuze dus ook niet maken.
Maak er geen gok van
De initiële scope en wat er uiteindelijk opgeleverd wordt, sluit bij grote projecten vrijwel nooit aan. Soms lijkt het alsof een project twee keer zo duur is geworden, maar is er ook twee keer zoveel opgeleverd. Misschien tot volle tevredenheid van de opdrachtgever, maar misschien ook niet. Door scopewijzigingen vast te leggen, zorg je dat je daarin geen gok neemt en blijft voor iedereen helder waar jullie ja tegen hebben gezegd.
